7 astuces pour optimiser la documentation numérique en télétravail

Alors que vous adoptez l’environnement de travail virtuel et les processus numérisés d’aujourd’hui, il est important de réfléchir à la meilleure façon de gérer la documentation de votre lieu de travail. Une stratégie de documentation numérique efficace est cruciale pour maintenir une main-d’œuvre cohérente. Cela devient plus pertinent lorsque vous avez des équipes dispersées géographiquement, comme c’est souvent le cas avec les effectifs distants.

Vos employés ne peuvent plus compter sur des classeurs et des documents papier pour accéder aux informations sur le lieu de travail et en assurer le suivi. Cet article couvrira les meilleures pratiques et les outils pour une documentation numérique efficace sur votre lieu de travail à distance.

1. Écrivez de manière concise

Les lecteurs apprécient la rédaction concise, encore plus dans un lieu de travail distant où les gens ne peuvent pas simplement se présenter pour demander des éclaircissements. Cela signifie qu’il est essentiel de bien organiser vos pensées et d’être le plus clair possible dans votre documentation. Lorsque vous rédigez des documents sur le lieu de travail, évitez les phrases redondantes, les longues phrases et le jargon inutile.

Utilisez des listes à puces pour mettre en évidence les informations clés et séparer les gros morceaux de texte en paragraphes. Ceci est particulièrement utile lorsque vous souhaitez communiquer de grandes quantités d’informations, car cela divise le texte en morceaux digestes et facilite la numérisation. En outre, vous souhaitez également utiliser des mots que tout le monde sur votre lieu de travail comprendra, quelle que soit l’expertise technique. Enfin, toujours auto-éditez votre travail pour améliorer votre écriture avant qu’il ne soit envoyé; une paire d’yeux supplémentaire peut également aider à repérer les erreurs.

2. Stockez les documents numériques dans un emplacement centralisé

Un accès facile aux documents du lieu de travail est essentiel pour une main-d’œuvre distante. Personne ne veut perdre de temps à chercher dans les messages Slack ou les anciens e-mails pour trouver des informations importantes. Tu peux créer un wiki interne ou utilisez un logiciel de base de connaissances pour surmonter ce défi. Un wiki interne fournit un référentiel centralisé et consultable pour toute la documentation de votre lieu de travail, y compris les politiques de l’entreprise, les notes de réunion, les didacticiels pratiques et les documents d’intégration, pour n’en nommer que quelques-uns.

Outils wiki internes comme Sombre vous permet de créer, modifier et enregistrer des documents en un seul endroit et de les partager avec votre équipe en quelques clics. Alternativement, si votre organisation communique constamment avec les clients et que vous souhaitez conserver la documentation interne et externe au même endroit, un outil de base de connaissances Comme Document360 peut-être une meilleure solution. Une base de connaissances est essentiellement une bibliothèque en ligne de documents internes et de ressources de service client telles que des FAQ, des manuels d’utilisation et des informations sur les produits.

3. Appliquer les politiques de contrôle d’accès

Bien qu’il soit essentiel de disposer d’un référentiel central de documents sur le lieu de travail, vous souhaitez également gérer qui peut accéder aux documents et y apporter des modifications. Vous pouvez avoir des documents spécifiques qui ne concernent que certains services ou des fichiers sensibles auxquels seuls les administrateurs doivent avoir accès. Cela vous aide à maintenir la sécurité des documents et à empêcher les modifications accidentelles ou non autorisées. Ainsi, lorsque vous choisissez votre outil de documentation sur le lieu de travail, choisissez-en un qui prend en charge cette fonctionnalité et ajustez les paramètres de contrôle d’accès en fonction de vos besoins organisationnels.

Par exemple, Document360 propose plusieurs comptes qui vous permettent de décider du niveau d’accès de chaque utilisateur à votre documentation. Tettra comprend également un système d’autorisation qui vous permet de contrôler qui peut modifier, afficher ou publier des documents spécifiques.

4. Suivez les meilleures pratiques de sécurité en ligne

L’application de politiques de contrôle d’accès est utile, mais ne suffit pas pour protéger les documents de votre lieu de travail contre les menaces de sécurité. Alors que de plus en plus d’entreprises se connectent en ligne, la cybercriminalité est en augmentation, vous devez donc prendre des précautions supplémentaires pour vous assurer que votre documentation numérique est à l’abri des pirates.

Pour créer une stratégie de documentation numérique efficace dans un souci de sécurité, vous souhaitez éviter les failles de sécurité du travail à distance telles que l’utilisation d’appareils personnels pour des tâches professionnelles, le partage de mots de passe et l’échec de l’installation des mises à jour de sécurité. En plus de créer des mots de passe forts, vous voulez également vous assurer de les changer régulièrement pour réduire le risque de piratage. De plus, vous pouvez également crypter vos documents de travail pour ajouter une couche de protection supplémentaire. Et enfin, n’oubliez pas d’utiliser un VPN pour protéger vos données, en particulier lorsque vous travaillez sur un réseau Wi-Fi public.

5. Gardez des sauvegardes

Malgré tous vos efforts, il y a toujours un risque que vos documents de travail soient perdus ou endommagés. Bien que l’utilisation d’outils de base de connaissances comme solution de stockage principale contribue à réduire le risque de perte de données, vous souhaitez toujours conserver des sauvegardes en cas de problème. En effet, ces solutions peuvent également rencontrer des problèmes techniques indépendants de votre volonté, ce qui signifie à tout le moins que vous ne pourrez pas accéder à vos documents pendant cette période.

Pour plus de sécurité, vous pouvez envisager des solutions de sauvegarde auxiliaires telles que Google Drive et des périphériques de stockage locaux. Bien sûr, vous ne voulez pas garder une trace de plusieurs copies du même document, alors établissez une stratégie de sauvegarde claire avant d’utiliser des outils de documentation sur le lieu de travail. De cette façon, vous pouvez être sûr que vos documents sont toujours disponibles lorsque vous en avez besoin.

6. Numérisez vos documents papier

Si vous comptez toujours sur la documentation papier, il est maintenant temps de passer aux copies numériques ou, à tout le moins, de créer des copies numériques. Cela facilite non seulement la gestion de gros volumes de fichiers, mais améliore également l’accessibilité, la collaboration et la sécurité.

Vous pouvez utiliser un scanner pour numériser vos documents papier. Une fois que vous avez des copies numériques de vos documents, vous pouvez ensuite les télécharger sur l’outil de documentation de votre lieu de travail de votre choix pour un accès et une collaboration faciles.

7. Utilisez une indexation claire pour une identification rapide

Si vous avez beaucoup de documents, il peut être difficile de les suivre. C’est pourquoi il est essentiel d’utiliser un système d’indexation clair pour vos documents de travail. De cette façon, vous pouvez facilement trouver les fichiers dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. Il existe plusieurs façons d’indexer vos documents ; par exemple, vous pouvez commencer par les classer par type, date ou projet. Cela facilitera la recherche de documents spécifiques lorsque vous en aurez besoin.

Une autre option consiste à utiliser des mots-clés pour indexer vos documents en milieu de travail. Cela peut être particulièrement utile si vous avez beaucoup de fichiers et que vous devez pouvoir les rechercher rapidement. Quel que soit le système d’indexation que vous utilisez, assurez-vous qu’il est cohérent et facile à comprendre.

Vos équipes distantes ont besoin d’une stratégie de documentation intelligente

La documentation du travail à distance est essentielle au bon fonctionnement de votre organisation. En créant une stratégie de documentation numérique efficace, vous pouvez vous assurer que vos équipes peuvent accéder rapidement aux informations dont elles ont besoin et rester productives.