Découvrez comment utiliser les formules Excel dans vos documents Word

Bien que vous puissiez toujours intégrer des données Excel dans un document Word, cela est souvent inutile lorsque tout ce dont vous avez besoin est un petit tableau. Il est assez simple de créer un tableau et d’utiliser des formules Excel dans un document Word. Cependant, il n’y a qu’un nombre limité de formules qui peuvent être utilisées.

Par exemple, si vous essayez d’insérer des données de ventes dans un tableau, vous pouvez ajouter une colonne pour les ventes, une autre pour le coût total et une troisième pour calculer le profit en ajoutant une formule. Vous pouvez également calculer une moyenne ou un maximum pour chacune de ces colonnes.

Méthode 1 : coller les données de la feuille de calcul dans Word

Si vous avez déjà des données dans une feuille de calcul, vous pouvez simplement les copier dans votre document Microsoft Word.

1. Copiez les cellules contenant les données et ouvrez un document Word.
2. Dans le ruban supérieur, cliquez sur la flèche sous le Pâte bouton, et cliquez sur Collage spécial.

   

3. Vous verrez une nouvelle fenêtre apparaître dans laquelle vous devrez choisir où vous souhaitez coller le contenu copié. Choisir Objet feuille de calcul Microsoft Excel et choisissez D’ACCORD.

   

4. Vos données doivent maintenant apparaître dans le document Word et les cellules doivent également contenir les formules.

Si vous souhaitez apporter des modifications, vous pouvez double-cliquer sur le contenu collé, et votre document Word se transformera en un document Excel, et vous pourrez faire tout ce que vous feriez sur une feuille de calcul ordinaire.

Méthode 2 : ajouter des formules dans une cellule de tableau dans Word

1. Rapidement insérer un tableau dans votre document Word et remplissez le tableau avec les données.
2. Accédez à la cellule dans laquelle vous souhaitez effectuer vos calculs à l’aide d’une formule. Une fois que vous avez sélectionné la cellule, passez à la Mise en page onglet du ruban en haut et sélectionnez Formule de la Données groupe.

   

   Notez qu’il y a deux onglets mentionnés Mise en page. Vous devez sélectionner celui qui apparaît ci-dessous Vaisselle dans le ruban.

3. Lorsque vous cliquez sur Formulevous verrez une petite fenêtre apparaître.
4. Le premier champ de la zone est l’endroit où vous entrez la formule que vous souhaitez utiliser. En plus des formules, vous pouvez également effectuer ici des opérations arithmétiques de base. Par exemple, disons que vous voulez calculer le profit, vous pouvez simplement utiliser la formule :

    =B2-C2 

   Ici, B2 représente la deuxième cellule de la deuxième colonne et C2 représente la deuxième cellule de la troisième colonne.

   

5. Le deuxième champ vous permet de modifier le Format de nombre. Par exemple, si vous souhaitez calculer le bénéfice à deux décimales, vous pouvez choisir un format numérique en conséquence.

   

6. Le Fonction Coller Le champ répertorie les formules que vous pouvez utiliser dans Word. Si vous ne vous souvenez pas du nom d’une fonction, vous pouvez en sélectionner une dans la liste déroulante, et elle sera automatiquement ajoutée à la Formule champ.

   

7. Lorsque vous avez saisi la fonction, cliquez sur D’ACCORDet vous verrez le chiffre calculé dans la cellule.

Arguments positionnels

Les arguments positionnels (TOP, BOTTOM, LEFT, RIGHT) peuvent souvent faciliter les choses, surtout si votre table est relativement grande. Par exemple, si vous avez 20 colonnes ou plus dans votre tableau, vous pouvez utiliser la formule =SUM(BO) au lieu de faire référence à chaque cellule entre parenthèses.

Vous pouvez utiliser des arguments de position avec les fonctions suivantes :

• SOMME
• MOYENNE
• PEU
• MAX
• COMPTER
• PRODUIT

Par exemple, nous pouvons calculer les ventes moyennes pour l’exemple ci-dessus en utilisant la formule :

 =AVERAGE(ABOVE) 

Si votre cellule se trouve au milieu de la colonne, vous pouvez utiliser une combinaison d’arguments positionnels. Par exemple, vous pouvez additionner les valeurs au-dessus et au-dessous d’une cellule spécifique en utilisant la formule suivante :

 =SUM(ABOVE,BELOW) 

Si vous souhaitez additionner les valeurs de la ligne et de la colonne dans un carré, vous pouvez utiliser la formule suivante :

 =SUM(LEFT,ABOVE) 

Bien que Microsoft Word n’offre que quelques fonctionnalités, elles sont assez robustes et vous aideront facilement à créer la plupart des tableaux sans rencontrer de problèmes de manque de fonctionnalité.

Mise à jour des données et des résultats

Contrairement à Excel, Microsoft Word ne met pas à jour les résultats des formules en temps réel. Cependant, il met à jour les résultats dès que vous fermez et rouvrez le document. Si vous voulez garder les choses simples, mettez simplement à jour les données, fermez le document et rouvrez-le.

Cependant, si vous souhaitez mettre à jour les résultats de la formule pendant que vous travaillez sur le document, vous devrez sélectionner les résultats (pas seulement la cellule), cliquer dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionner Champ de mise à jour.

Lorsque vous cliquez Champ de mise à jourdoit mettre à jour le résultat de la formule immédiatement.

Références de cellule

Il existe plusieurs façons de faire référence à une cellule dans un document Word.

1. Noms de signets

Supposons que vous donniez à votre valeur de vente moyenne un nom de signet ventes_moyennes. Si vous ne savez pas comment mettre une cellule en signet, sélectionnez la cellule et accédez-y Insertion > Signet du ruban en haut.

Supposons que la valeur moyenne des ventes est une valeur décimale et que vous souhaitez la convertir en nombre entier. Vous pouvez vous référer à la valeur moyenne des ventes comme ARRONDI(moy_ventes;0)et il arrondira la valeur à son entier le plus proche.

2. Références RnCn

La convention de référencement RnCn vous permet de faire référence à une ligne, une colonne ou une cellule spécifique dans un tableau. Le Rn fait référence à la nième ligne, tandis que le Cn fait référence à la nième colonne. Par exemple, si vous souhaitez faire référence à la cinquième colonne et à la deuxième ligne, vous utiliserez R2C5.

Vous pouvez même sélectionner une plage de cellules à l’aide de la référence RnCn, comme dans Excel. Par exemple, sélectionnez R1C1:R1C6 sélectionnez les six premières cellules de la première ligne. Pour sélectionner la ligne entière dans laquelle vous utilisez la formule, utilisez simplement R (ou C pour une colonne).

3. Références A1

C’est la convention qu’Excel utilise, et nous la connaissons tous. La lettre représente les colonnes, tandis que les chiffres représentent les lignes. Par exemple, A3 fait référence à la troisième cellule de la première colonne.

Tableaux de mots simplifiés

Espérons que la prochaine fois que vous aurez besoin d’utiliser des données sur un document Microsoft Word, vous pourrez faire les choses beaucoup plus rapidement sans avoir à créer d’abord une feuille de calcul, puis à l’importer dans votre document Word.