Comment les indépendants peuvent automatiser leur productivité : 8 tâches clés

Vous vous retrouverez à jongler avec plusieurs tâches au fur et à mesure que votre carrière de freelance progresse. Oui, vous gagnerez plus si vous travaillez plus. Et bien qu’il soit agréable d’atteindre vos objectifs de revenu, assumer trop de responsabilités donnera des résultats négligeables. Vous serez juste épuisé.

Pour libérer votre emploi du temps chargé, explorons les tâches que vous pouvez décharger sur des outils d’automatisation. De cette façon, vous aurez plus de temps et d’énergie pour vous concentrer sur les domaines critiques de votre activité indépendante.

1. Gestion des e-mails

Comme la plupart des adultes qui travaillent, vous recevez probablement des centaines d’e-mails régulièrement. La lecture et la réponse aux messages ne nécessitent pas une concentration intense, mais cela occupe une partie de votre journée de travail. Un Rapport Adobe déclare même que les gens passent plus de cinq heures par jour à vérifier leurs e-mails.

De plus, vous ne pouvez pas simplement arrêter de répondre aux e-mails. Diverses parties, des clients indépendants internationaux aux agences fédérales, vous contacteront par e-mail. Dans certains cas, vous devrez peut-être même réagir rapidement.

Au lieu d’ignorer aveuglément vos e-mails, pensez à y investir outils de gestion de messagerie robustes. Trouvez une plateforme qui correspond à vos besoins. Ils se spécialiseront soit dans l’organisation de votre boîte de réception, soit dans la rationalisation de la livraison d’e-mails en masse. Par exemple, Help Scout fait un excellent travail d’envoi d’annonces à l’échelle de l’entreprise, tandis que SaneBox trie avec précision les messages entrants.

2. Planification des publications sur les réseaux sociaux

La publication sur les réseaux sociaux est extrêmement importante pour le succès du marketing numérique. Un contact régulier avec les clients et les autres travailleurs à distance vous aidera à établir une solide présence en ligne en tant que pigiste.

Comme la gestion des e-mails, la publication sur les réseaux sociaux n’est pas exigeante sur le plan cognitif. Vous pouvez télécharger du contenu programmé, répondre aux commentaires et lire les messages directs sans trop d’effort.

La plupart des gens classent la publication sur les réseaux sociaux comme un travail superficiel. Cependant, cela prend encore beaucoup de temps, d’autant plus que votre audience grandit. Vous passerez des heures à vérifier votre boîte de réception.

Si vous souhaitez réduire le temps que vous passez à gérer vos comptes de médias sociaux, envisagez d’automatiser diverses fonctions. Essayez différents outils qui peuvent répondre à vos besoins. Par exemple, programmes de calendrier de contenu vous permet de programmer vos publications à l’avance, tandis que les outils d’analyse quantifient vos performances globales sur les réseaux sociaux.

3. Clients embarqués

L’intégration des clients donne le ton à tout projet indépendant. Vous et votre client fixerez des délais, réévaluerez les attentes, attribuerez des tâches et soulignerez les objectifs au cours de cette étape. Précipiter le processus crée des objectifs vagues et irréalisables. Alternativement, suranalyser des détails triviaux et répondre à plusieurs reprises aux mêmes requêtes nuit à la productivité.

L’approche la plus efficace et la plus rapide consiste à automatiser divers domaines de votre processus d’intégration des clients. Disons que vous posez des questions similaires à vos nouveaux clients. Au lieu de les parcourir à chaque session, vous pouvez créer un questionnaire ou enregistrer une courte vidéo explicative. Assurez-vous simplement de bien comprendre les besoins de votre client par la suite.

4. Prospecter des clients

Beaucoup de freelances n’aiment pas chercher de nouveaux clients. Entre contacter les prospects et assister aux consultations initiales, vous passerez facilement des dizaines d’heures par semaine à prospecter. Pire encore, vous ne convertirez même pas tous vos prospects. La plupart du temps que vous passerez à chasser et à appeler sera considéré comme un travail non rémunéré, ce qui vous fera perdre votre temps et votre argent.

Pour une approche plus efficace, utilisez des outils d’automatisation. Nous vous suggérons d’essayer différents programmes en fonction des tâches de prospection que vous souhaitez automatiser. Disons que vous êtes un écrivain. Les outils de recherche d’e-mails peuvent localiser les éditeurs et les administrateurs de différents sites Web qui travaillent avec des rédacteurs de contenu et des blogueurs invités.

5. Prise de rendez-vous

De nombreux pigistes passent autant de temps à planifier des réunions qu’à y assister. En fonction de l’écart entre votre fuseau horaire et celui de votre client, vous pouvez effectuer des allers-retours pendant quelques jours.

Cela dit, l’envoi d’un e-mail ne prend que quelques clics. Allouer plus d’une heure ou deux à la planification des rendez-vous est déraisonnable et improductif.

Pour rationaliser le processus, utilisez une application de prise de rendez-vous. Des plates-formes telles que Google Calendar et Calendly permettent aux utilisateurs de planifier rapidement des réunions et de sélectionner leurs dates préférées sur des calendriers personnalisés, que les hôtes peuvent personnaliser. Envoyez simplement votre lien d’invitation aux participants et attendez leur réponse.

6. Gestion des flux de travail

Les pigistes sous-estiment souvent le temps qu’il faut pour mener à bien un projet. Disons que vous êtes un rédacteur de contenu. Même si vous pouvez écrire 500 à 600 mots par heure, il est peu probable que vous terminiez 5 000 mots en 10 heures. Après tout, vous devrez également faire des recherches sur les sujets et rédiger des modifications.

Les projets de travail s’accompagnent toujours de tâches de gestion minutieuses. Bien que la plupart ne prennent que quelques minutes, vous devez toujours les contourner et ajuster votre emploi du temps en conséquence.

La gestion approfondie des workflows prend du temps. Au lieu de cela, automatisez-le avec un outil de gestion de projet. Des applications populaires comme Asana ou Trello peuvent vous aider dans presque tous les aspects du processus, de la définition de délais réalisables à la finalisation des détails du projet. De cette façon, vous aurez plus de temps et d’énergie pour vous concentrer sur vos principales responsabilités.

7. Rédaction du contrat

En tant que pigiste, les clients s’attendent à ce que vous fournissiez des contrats de projet. Vous devrez probablement décrire vos tarifs, garanties, responsabilités et objectifs, ainsi que toutes les conditions concernant la commande du client.

Rédiger un contrat à partir de zéro prend généralement quelques heures. Vous pouvez extraire des modèles en ligne, mais vous devez toujours réserver une heure ou deux pour l’édition. Après tout, les accords génériques ne feront que mettre en péril votre activité de freelance.

Au lieu de copier et coller des brouillons de contrat aléatoires, vous gagnerez plus de temps en transférant le processus à un outil d’automatisation. Il y a plusieurs programmes qui produisent des ébauches de contrat personnalisées. Ils peuvent créer des contrats visuellement attrayants qui expliquent la portée, les limites et les exigences légales de vos projets indépendants en quelques minutes.

8. Suivi financier de base

Le suivi de vos finances deviendra plus difficile à mesure que votre entreprise indépendante se développera. Vous devrez enregistrer tous les paiements de chaque client. Selon votre volume de commandes, même une simple gestion financière peut prendre plusieurs heures.

De nombreux professionnels engagent des comptables pour gérer leurs finances. Bien que vous puissiez également travailler avec un professionnel de la finance, pensez d’abord à utiliser des outils d’automatisation. Vous n’aurez même rien à payer. Une recherche rapide sur Google en révélera plusieurs modèles de feuille de calcul Excel simples et gratuits pour les finances personnelles vous pouvez ajuster

Devenez un freelance plus productif en automatisant les tâches

L’automatisation des tâches fera passer votre carrière de freelance au niveau supérieur. Cependant, ne vous sentez pas obligé de mettre en œuvre un système automatisé entièrement fonctionnel et efficace dès le départ. L’automatisation des workflows prend du temps. Éliminez d’abord les petites tâches fastidieuses, puis travaillez progressivement à l’automatisation des responsabilités administratives plus critiques.

De plus, n’achetez pas d’outils d’automatisation premium aléatoires. Il existe plusieurs logiciels gratuits et applications mobiles sur le marché. Avec la bonne stratégie, vous pouvez déjà l’utiliser pour automatiser diverses fonctions quotidiennes de votre entreprise indépendante.